Đội ngũ chúng tôi đã gặp rất nhiều bạn mới bắt đầu bán online chỉ vì thấy một món hàng chạy rần rần trên video ngắn, rồi đặt luôn cả một lô lớn từ Trung Quốc. Vài tháng sau, nhà kho đầy thùng carton nằm im, còn tiền thuê kho thì vẫn đều đặn trôi đi mỗi tháng. Câu chuyện ấy lặp lại đủ nhiều để chúng tôi quyết định ghi lại thành một danh sách cụ thể. Dưới đây là top 10 sai lầm thường gặp về nhập hàng Trung Quốc và thương mại điện tử, kèm lý do và cách tránh để bạn áp dụng được ngay từ chuyến nhập tiếp theo.
Vì sao người mới thường lỗ ngay trong đợt nhập đầu tiên
Theo quan sát của đội ngũ, phần lớn người mới lỗ không phải vì thiếu chăm chỉ. Vấn đề nằm ở chỗ họ đặt tiền vào một lô hàng lớn khi chưa biết thị trường có thật sự mua hay không. Quyết định đó thường đến từ cảm tính, từ một bài viết đọc được vội vàng, hoặc từ một clip viral mà ba tuần sau đã không còn ai nhắc tới. Bạn thử nghĩ xem, bao nhiêu món đồ từng nổi bật trên mạng rồi lặng lẽ biến mất?
Khi hàng không bán được, tồn kho sẽ âm thầm ăn mòn vốn. Đây là tình huống chúng tôi gặp nhiều nhất, nhiều hơn hẳn bất kỳ lỗi kỹ thuật nào khác. Nhiều người chỉ nhận ra vấn đề khi tiền đã nằm yên trong kho cả quý.
Để chọn ra 10 sai lầm trong bài, chúng tôi lọc theo ba tiêu chí: lỗi xuất hiện thường xuyên nhất, gây thiệt hại tiền bạc thực sự, và áp dụng được cho người bán nhỏ lẻ chứ không chỉ riêng doanh nghiệp lớn. Cũng cần nói rõ ngay từ đầu rằng bài này không thay thế tư vấn pháp lý hay thuế. Quy định về thuế nhập khẩu, VAT hay giấy phép có thể thay đổi theo thời điểm, nên bạn hãy kiểm tra lại với cơ quan có thẩm quyền trước khi quyết định.
Sai lầm 1 đến 3: chọn hàng theo cảm tính và đặt số lượng quá lớn
Sai lầm đầu tiên là thấy video viral rồi nhập ngay. Clip đó có thể đang nổi ở một thị trường khác, hoặc chính người quay đã bán sẵn lô hàng của họ rồi. Khách Việt chưa chắc phản ứng giống như vậy. Trước khi đặt, bạn nên tìm xem từ khóa sản phẩm đang được tìm kiếm ra sao trên các sàn trong nước, và có bao nhiêu shop đã bán cùng mặt hàng đó. Nếu lượng người tìm kiếm thấp mà số người bán lại quá đông, đó là tín hiệu nên dừng lại và cân nhắc kỹ.
Sai lầm thứ hai là đặt MOQ, tức số lượng đặt tối thiểu, thật lớn chỉ để lấy giá rẻ trong khi vốn chỉ đủ cho vài chục đơn. Giảm thêm vài phần trăm giá gốc nghe rất hấp dẫn. Nhưng khi tiền bị khóa trong kho, bạn không còn đủ linh hoạt để chạy quảng cáo, đổi mẫu hay xử lý khi có phản hồi xấu. Đó mới là chỗ đau thật sự. Có một bạn từng đặt gấp ba lần nhu cầu thực tế chỉ để được giá tốt hơn, và khoản chênh lệch ấy về sau còn đắt hơn cả tiền thuê kho suốt nhiều tháng.
Sai lầm thứ ba là bỏ qua bước đặt mẫu. Chúng tôi khuyên làm theo đúng trình tự: đặt mẫu, bán thử vài tuần, đo tỷ lệ chuyển đổi, rồi mới nhập lô lớn. Cách này chậm hơn một chút, nhưng giúp bạn không phải trả học phí bằng cả một kho hàng tồn.
Sai lầm 4 đến 6: không kiểm tra nhà cung cấp và chất lượng hàng
Nhiều người tin hoàn toàn vào ảnh quảng cáo rồi chuyển khoản luôn. Ảnh thường được chụp rất đẹp, nhưng hàng thật có thể khác khá nhiều về màu sắc, độ hoàn thiện hay chất liệu. Đội ngũ chúng tôi từng gặp một đơn áo khoác mà màu thực tế xám hơn hẳn trong ảnh, và cả lô phải tìm cách xử lý rất vất vả. Từ đó, chúng tôi luôn nhắc lại: ảnh chỉ là điểm bắt đầu, không phải bằng chứng.
Sai lầm thứ năm là bỏ qua đánh giá thật từ người mua và lịch sử giao dịch của shop. Một shop có nhiều đánh giá, phản hồi rõ ràng về đổi trả thường đáng tin hơn shop mới mở với vài đánh giá năm sao. Điều thú vị là đọc kỹ các đánh giá một và hai sao còn hữu ích hơn đọc đánh giá tốt, vì bạn sẽ thấy ngay những lỗi hay lặp đi lặp lại.
Sai lầm thứ sáu là ít yêu cầu khi thương lượng. Bạn nên xin video kiểm hàng thực tế, gửi mẫu trước khi nhập số lượng lớn, và ghi rõ điều khoản đổi trả bằng văn bản. Tuy vậy, cũng cần hiểu một giới hạn: kiểm hàng từ xa không bắt được mọi lỗi, đặc biệt là những lỗi nhỏ như đường may hay độ bền sau thời gian dài sử dụng.
Sai lầm 7: chỉ tính giá gốc khi định giá bán
Đây là lỗi khiến nhiều người lỗ mà không hiểu vì sao. Giá gốc chỉ là một phần của tổng chi phí. Nếu không cộng đủ các khoản phát sinh, bạn sẽ đặt giá bán thấp hơn mức cần thiết, và đến cuối tháng mới giật mình khi thấy tiền lãi biến đi đâu mất. Bảng dưới đây liệt kê các khoản thường bị bỏ sót, với mục đích minh họa cấu trúc chứ không phải mức phí cố định.
| Khoản chi phí | Cách tính minh họa | Ghi chú |
|---|---|---|
| Giá gốc sản phẩm | Theo báo giá nhà cung cấp | Chưa gồm phát sinh |
| Vận chuyển nội địa Trung Quốc | Tùy kích thước kiện hàng | Hay bị quên |
| Cước quốc tế | Tính theo khối lượng hoặc kích thước | Thay đổi theo tuyến |
| Phí dịch vụ trung gian | Theo tỷ lệ hoặc phí cố định | Có nơi tính riêng |
| Thuế nhập khẩu, VAT | Theo mã hàng và quy định hiện hành | Tự kiểm tra lại |
| Phí sàn và vận chuyển nội địa | Theo chính sách của sàn | Thường xuyên thay đổi |
Tỷ giá và mức thuế cũng đổi theo thời điểm. Hãy tự cập nhật trước mỗi lần nhập, đừng dựa vào một con số đã lưu từ lần trước.
Sai lầm 8 và 9: bỏ qua thời gian vận chuyển và chính sách hậu mãi
Sai lầm thứ tám là coi nhẹ thời gian hàng về tới tay. Với những ngành có tính mùa vụ như đồ dùng học tập đầu năm học hay đồ trang trí dịp lễ, hàng về chậm vài tuần có thể khiến bạn mất hẳn khách. Trong lúc bạn chờ, khách đã chuyển sang shop khác mua rồi.
Sai lầm thứ chín là không có quy trình xử lý hàng lỗi, hàng thiếu hay hàng vỡ trong quá trình vận chuyển. Khi khiếu nại dồn đến, bạn sẽ rất lúng túng nếu chưa chuẩn bị sẵn cách làm. Chúng tôi thường khuyên tách nguồn hàng theo mức độ ổn định và luôn giữ một lượng tồn dự phòng nhỏ cho những mặt hàng bán chạy, để không bị đứt hàng giữa chừng.
Sai lầm 10: phụ thuộc hoàn toàn vào một sàn hoặc một nguồn hàng
Sai lầm cuối cùng là đặt toàn bộ việc kinh doanh vào một chỗ duy nhất. Tài khoản sàn có thể bị khóa, chính sách có thể thay đổi, nguồn hàng cũng có thể ngừng cung cấp đúng lúc bạn đang bán chạy nhất. Chúng tôi từng chứng kiến một shop mất gần hết doanh thu chỉ sau một đêm vì tài khoản bị tạm khóa mà không có cảnh báo trước.
Giảm rủi ro không có nghĩa là làm mọi thứ cùng lúc. Bạn có thể bắt đầu với một kênh, nhưng nên lưu danh sách khách hàng và dữ liệu sản phẩm ở nơi riêng của mình. Nếu cần chuyển sang kênh khác, bạn sẽ không phải bắt đầu lại từ con số không. Đây là thói quen mà những người bán lâu năm thường có.
Quản lý dòng tiền và tồn kho theo cách người bán thực tế hay làm
Tình huống phổ biến nhất là tiền vốn kẹt trong kho, rồi không còn đủ ngân sách để chạy quảng cáo. Lúc đó sản phẩm có thể vẫn tốt, nhưng không còn ai nhìn thấy nó. Đây là cái bẫy khiến nhiều shop nhỏ phải đóng cửa dù mặt hàng không hề tệ.
Một cách theo dõi đơn giản là tính điểm hòa vốn cho từng sản phẩm, rồi xem vốn xoay vòng được bao nhiêu lần mỗi tuần. Nếu tiền nằm trong một mặt hàng quá lâu mà không quay vòng, đó là dấu hiệu nên dừng nhập thêm. Cách này đặc biệt hợp với người bán nhỏ, sinh viên hoặc người vừa đi làm vừa bán hàng, vì nguồn vốn của họ thường khá hạn chế. Trước khi tính toán dòng tiền, bạn có thể đọc thêm hướng dẫn order hàng quốc tế cho người mới kinh doanh để nắm quy trình đặt hàng cơ bản.
Checklist nhanh trước khi chuyển khoản
Trước khi đặt cọc, bạn nên tự trả lời bốn câu hỏi sau:
- Nhu cầu thị trường Việt Nam đã được kiểm chứng chưa, hay mới chỉ dựa vào video?
- Giá vốn đã cộng đủ các khoản phát sinh chưa?
- Nhà cung cấp có đánh giá thật và điều khoản đổi trả rõ ràng chưa?
- Đã có kế hoạch tồn kho và dòng tiền dự phòng chưa?
Câu hỏi thường gặp
Người mới nên bắt đầu với bao nhiêu sản phẩm là hợp lý?
Chúng tôi thường khuyên bắt đầu với một đến ba sản phẩm. Ít mặt hàng giúp bạn tập trung theo dõi và rút kinh nghiệm nhanh hơn. Khi đã có dữ liệu bán thực tế, bạn mới nên mở rộng dần, và ưu tiên những món có tốc độ quay vòng vốn tốt.
Có cần giấy phép kinh doanh khi bán hàng trên sàn không?
Điều này phụ thuộc vào quy định hiện hành và hình thức kinh doanh của bạn. Chúng tôi không thể thay mặt cơ quan chức năng để trả lời chắc chắn, nên bạn hãy hỏi trực tiếp bộ phận hỗ trợ của sàn hoặc chi cục thuế tại địa phương.
Làm sao biết nhà cung cấp bên Trung Quốc có đáng tin?
Hãy xem lịch sử giao dịch, số lượng đánh giá, tỷ lệ phản hồi và cách họ xử lý khiếu nại. Yêu cầu mẫu trước và video kiểm hàng là cách tốt để kiểm tra thực tế. Không có cách nào chắc chắn tuyệt đối, vì vậy đừng đặt toàn bộ vốn vào một nhà cung cấp duy nhất.
Nên học vận hành thương mại điện tử ở đâu để tránh sai lầm cơ bản?
Bạn có thể bắt đầu từ tài liệu hướng dẫn của sàn, các khóa học ngắn có đánh giá rõ ràng, và đặc biệt là học từ kinh nghiệm của những người đã bán một thời gian. Hãy đọc kỹ, so sánh nhiều nguồn và thử nghiệm nhỏ trước khi đầu tư lớn. Nếu đang phân vân nên chọn nền tảng nhập hàng nào, bạn cũng có thể xem so sánh Alibaba và 1688 để tìm lựa chọn phù hợp với quy mô hiện tại.
Nếu phải rút gọn toàn bộ bài thành một lời khuyên, đội ngũ chúng tôi sẽ nói thế này: đừng nhập lô lớn khi chưa biết khách có mua hay không. Hãy bắt đầu nhỏ, đo kết quả, rồi mới tăng vốn. Từng bước chậm mà chắc sẽ giúp bạn đi được lâu hơn trên con đường bán hàng online.